Qu'est-ce que la fiche de paie ?

La fiche de paie est un justificatif de rémunération établi par une organisation en échange du travail réalisé par le salarié. Nous vous proposons de découvrir comment se présente une fiche de paie et quelles sont les obligations des entreprises ainsi que vos recours en cas d'irrégularités.

Résumé de l'article

• Le bulletin de paie est un justificatif de rémunération. Il peut être demandé par la banque du salarié ou une administration publique.

• Les mentions d'une fiche de paie sont strictement encadrées par loi. Elles contiennent les informations sur le salarié et l'entreprise, le temps de travail, le salaire brut, les charges sociales, le salaire net, etc.

• Une entreprise peut décider de dématérialiser l'émission et le stockage des bulletins de paie à condition de respecter les dispositions légales.

• En cas de doute ou de litige sur sa rémunération, un employé peut contacter un expert-comptable, un avocat en droit du travail ou sa protection juridique.

Définition et rôle de la fiche de paie

La feuille de paie, nommée aussi bulletin de salaire, est un document édité par l'employeur. Ce document se compose de fondamentaux pour justifier de la rémunération des Français. 

Le bulletin de salaire : définition simple

Le bulletin de salaire est un justificatif de rémunération que l'employeur remet obligatoirement à son salarié. La législation fixe le contenu de la fiche de paie. Il n'est pas possible d'y déroger. Ce document contient toutes les informations en lien avec le paiement des prestations dues au salarié et prévues dans son contrat de travail.

Quand doit être remise la fiche de paie au salarié ?

La fiche de paie doit être remise au salarié lors du paiement du salaire. C'est un élément essentiel dans la gestion du personnel.  La transmission peut se faire en main propre ou par voie postale. De plus en plus de sociétés choisissent de remettre le bulletin de paie à leurs collaborateurs à travers une solution numérique, permettant d'archiver les documents professionnels sur une longue période.

Quelle est la durée de conservation d'un bulletin de salaire ?

La conservation des bulletins de salaire est sans limitation de durée pour le salarié. Une mention apparaît obligatoirement sur la fiche de paie. Pour l'employeur, il est possible de réaliser la conservation des bulletins de salaire sur un support numérique. Celui-ci doit être en mesure de présenter des garanties de contrôle et de conservation.

Les informations obligatoires sur une fiche de paie

Le code d'une fiche de paie porte des mentions obligatoires depuis le 1ᵉʳ juillet 2023. Un bulletin de paie se décompose en plusieurs Zones.

Zone 1 : Les informations à propos de l'employeur et du salarié

Zone 2 : Les informations sur la rémunération

La zone 2 de la fiche de paie regroupe l’ensemble des informations relatives au salaire de base : 

• La rémunération brute du salarié.

• Le montant ainsi que l’assiette des cotisations et des contributions sociales à la charge de l’employeur et du salarié avant la déduction des exonérations.

• La nature et le montant des autres versements et des retenues (prise en charge des frais de transport, avantages en nature, etc).

• Les accessoires de salaire.

• Le montant du salaire reçu par le salarié.

• La date de paiement.

• Les dates de congés pris et le montant de l’indemnité de congés payés (CP)

Zone 3 : Les cotisations et les contributions sociales

La zone 3 du bulletin de paie inclut les cotisations en lien avec la protection sociale : 

• Le montant des cotisations de protection sociale détaillé dans les cinq rubriques : santé, accidents du travail et maladies professionnelles, retraite, famille et chômage.

• Le montant des exonérations et des exemptions de cotisations / contributions sociales.

• Le montant total versé par l’employeur.

• Le montant correspondant à l’évolution de la rémunération liée à la suppression des cotisations chômage et maladie.

Zone 4 : Le salaire net à payer et le salaire net imposable

La zone 4 du bulletin de paie comprend le montant net à payer avant impôt sur le revenu et le montant de l’impôt sur le revenu prélevé à la source (PAS).

Zone 5 : Le montant net social

La zone 5 indique le montant du revenu net après la déduction de l’ensemble des prélèvements sociaux obligatoires.

Zone 6 : L’impôt sur le revenu

La zone 6 d’une fiche de paie reprend les informations essentielles relatives à l’impôt sur le revenu (IR) : 

• Le montant net imposable servant de base au calcul du prélèvement à la source (PAS).

• Le cumul annuel des montants nets imposable servant de base au calcul du prélèvement à la source (PAS).

• Le montant de l’impôt sur le revenu prélevé à la source.

• Le cumul annuel des montants de l’impôt sur le revenu prélevé à la source.

• Le montant net des heures complémentaires et supplémentaires exonérées.

Zone 7 : Les mentions fiscales

Dans la dernière partie de la fiche de paie, en zone 7, les mentions fiscales apparaissent : 

• La mention de la rubrique dédiée à la fiche de paie sur le portail www.service-public.fr, rubrique cotisations salariales.

• La mention invitant le salarié à conserver son bulletin de paie sans limitation de durée.

• Le nombre d’heures indemnisées en cas d’activité partielle.

À quoi sert la fiche de paie ?

Le bulletin de paie représente une preuve écrire de la relation de travail entre l'employé et son entreprise. Il s'agit d'un justificatif de travail sur la période écoulée. Ce document précise le montant des cotisations retraites versées. En cas de litige avec l'administration pour valider ses trimestres de retraite, le contribuable doit fournir ses bulletins de salaire. 

La fiche de paie est un justificatif de revenu. Elle est demandée par les établissements bancaires dans le cadre de projets de financement. Elle peut servir de justificatif pour les administrations lorsqu'un contribuable réalise une demande d'aides sociales. En cas de maladie, ce document est à fournir à votre mutuelle professionnelle ou personnelle pour le maintien du salaire.

Comment lire et comprendre une fiche de paie ?

Une fiche de paie mentionne le salaire sous plusieurs formes. 

Le total brut

La première partie d'une fiche de paie comprend l'ensemble des cotisations et des contributions salariales déduites du salaire brut. Le total brut se compose de plusieurs éléments : le salaire de base, les primes salariales, les indemnités soumises à cotisations, les heures complémentaires et supplémentaires. 

Le net social

Le net social est une référence permettant de calculer les droits à certaines prestations sociales, notamment la prime d'activité. Il s'agit du montant reporté dans la déclaration trimestrielle des ressources, transmise aux Caisses d'allocations familiales (CAF) ou à la Mutualité sociale agricole (MSA).

Le net social est calculé en déduisant l'ensemble des prélèvements sociaux obligatoires. La formule correspondante est la suivante :

• revenu total brut - totalité des cotisations et des contributions sociales

Le net à payer avant impôt sur le revenu

Le net à payer avant impôt sur le revenu correspond au total net à payer par l'employeur avant l'application du prélèvement à la source de l'impôt sur le revenu. Le PAS est collecté par l'entreprise au bénéfice du Trésor public.

Le net fiscal

Le net fiscal, appelé aussi net imposable, représente la base du calcul pour le montant du prélèvement à la source de l'impôt sur le revenu. Pour calculer le net fiscal, vous pouvez vous reporter à la formule suivante :

• salaire brut - cotisations salariales + part de CSG/CRDS non déductible + cotisations patronales de la complémentaire santé

Le montant du prélèvement à la source (PAS)

Depuis le 1ᵉʳ janvier 2019, l'impôt sur le revenu est prélevé par l'employeur directement sur le salaire net du salarié. Le taux du PAS est déterminé par l'administration fiscale sur la base de la déclaration annuelle de revenus n-1. Il s'applique sur le salaire net imposable.

Le net à payer après prélèvement à la source

Le net à payer est le montant versé par la société après le prélèvement à la source. Pour le calculer, la formule suivante est appliquée :

• salaire brut - cotisations salariales + éléments de rémunération non soumis à cotisations - prélèvement à la source.

Des exemples de fiche de paie permettent d’appréhender les différents calculs réalisés pour déterminer la rémunération.

Dématérialisation de la fiche de paie : quels changements ?

Depuis 2017, l'employeur peut librement décider d'opter pour la dématérialisation du bulletin de paie. En cas de mise en place du dispositif, il est dans l'obligation de prévenir les collaborateurs dans un délai d'un mois. 

L'employeur est tenu de garantir la confidentialité et l'intégrité des e-bulletins. Il est nécessaire de choisir une solution sécurisée, comme un coffre-fort numérique. La disponibilité est définie dans la législation : une durée minimale de 50 ans ou jusqu'aux 75 ans de l'employé.

L'accessibilité aux bulletins de salaire doit être simplifiée. Tous les collaborateurs doivent disposer de leurs accès pour pouvoir récupérer leurs documents le plus facilement possible  Enfin, le service en ligne est à associer avec le Compte personnel d'activité (CPA). 

Que faire en cas de problème avec une fiche de paie ?

La vérification de la fiche de paie

La vérification de la fiche de paie est importante. Un salarié doit commencer par contrôler ses informations personnelles et contractuelles : nom et prénom, adresse postale, intitulé du poste, niveau hiérarchique. 

La rémunération brute correspond à celle indiquée dans le contrat de travail ou son avenant. Le temps de travail décompté doit inclure les heures contractuelles, les heures complémentaires et supplémentaires. L’employé peut demander un relevé de pointage de ses heures le cas échéant.

Les contributions et les cotisations salariales doivent être conformes aux taux légaux. Le calcul du prélèvement à la source est à vérifier. Il importe d’accorder une attention particulière à la rubrique des congés acquis et déduits. 

Solliciter un expert-comptable en cas de doute

Lors du constat d’une irrégularité sur un bulletin de salaire, il est recommandé de solliciter un expert-comptable ou un professionnel en droit du travail. La protection juridique du salarié est en mesure de lui apporter des réponses adaptées à ses questions en relation avec sa rémunération. Pour faire prévaloir ses droits, il est obligatoire de garder ses documents de paie sur une période indéterminée.

La fiche de paie est un document essentiel pour justifier du travail accompli sur une période déterminée. Son format et son contenu obéissent à des normes légales pour en simplifier la compréhension par les collaborateurs d'une entreprise. Il est essentiel de conserver sans limite de temps tous les documents de paie pour faire valoir les droits des salariés et protéger la société.