La fiche d'entreprise, parfois appelée fiche d'établissement, est bien plus qu'une simple formalité administrative. C'est un document réglementaire fondamental et un outil stratégique pour toute démarche de prévention des risques professionnels. De la TPE à la grande organisation, chaque entreprise adhérente à un service de prévention et de santé au travail (SPST) est concernée. Ce guide complet a pour but de rappeler son rôle, son contenu, ses acteurs et son importance capitale pour la santé des travailleurs.

Qu'est-ce que la fiche d'entreprise exactement ?

La fiche d'entreprise est un document officiel qui dresse un état des lieux précis des risques et des conditions de travail au sein d'un établissement. Son objectif premier est de synthétiser les informations relatives à la santé et à la sécurité pour permettre une meilleure prévention des risques professionnels. Elle est établie et mise à jour par le médecin du travail ou l'équipe pluridisciplinaire du SPST (Service de Prévention et de Santé au Travail)

Ce document n'est pas statique ; il doit vivre au rythme de l'entreprise. Il constitue la mémoire des expositions professionnelles, collectives et parfois individuelles, et sert de base pour la planification des actions de prévention. Pour chaque établissement, elle permet d'identifier les dangers potentiels liés à la nature de l'activité, aux procédés de fabrication, aux équipements utilisés ou encore à l'organisation du travail.

Le saviez-vous ? La fiche d'entreprise est un document qui doit être tenu à jour chaque année. Cette réactualisation est essentielle pour garantir que les mesures de prévention restent adaptées à l'évolution des risques au sein de l'entreprise.

Le cadre légal : une obligation pour l'employeur

La mise en place d'une fiche d'entreprise n'est pas une option, mais une obligation légale. Cette exigence est principalement encadrée par le Code du travail, notamment à travers l'article R.4624-46. C'est le ministre chargé du travail qui établit par arrêté le modèle de cette fiche, soulignant son importance au niveau national pour la politique de santé au travail dans le secteur privé.

L'employeur a la responsabilité de collaborer activement à son élaboration. Lorsqu’il est adhérent d’un SPST, il doit mettre à la disposition du service tous les moyens et informations nécessaires. Cela inclut l'accès aux locaux, la description des postes de travail, les informations sur l'effectif salarié, les types de contrat de travail, et tout autre élément pertinent pour l'évaluation des risques. Le non-respect de cette obligation peut être sanctionné, car il constitue un manquement à l'obligation de sécurité de l'employeur envers ses salariés.

Digitaliser le suivi de votre FE

Que contient la fiche d'entreprise ? les éléments clés

Pour être véritablement utile, la fiche d'entreprise doit rassembler un ensemble d'informations structurées. Bien qu'il n'existe pas de modèle unique imposé, les trames proposées par les SPST ou les logiciels spécialisés s'articulent autour des mêmes rubriques fondamentales. Voici les principaux éléments qui y figurent :

• Identification de l'entreprise : nom, adresse, secteur d'activité, numéro SIRET, et les coordonnées de l'agent référent ou du directeur.

• Données sur l'effectif : le nombre total de salariés, la répartition par type de contrat de travail (CDI, CDD, intérim), par sexe, par âge, et l'organisation du temps de travail (temps plein, partiel, travail de nuit).

• Identification des risques professionnels : c'est le cœur du document. Il s'agit d'une cartographie des risques auxquels l'effectif est exposé. On y trouve :

  • Risques physiques : bruit, vibrations, températures extrêmes, rayonnements...

  • Risques chimiques : exposition à des produits dangereux, poussières, fumées (avec mention de la consommation de produits).

  • Risques biologiques : contact avec des agents pathogènes.

  • Risques liés à l'activité physique : manutention de charges, postures contraignantes, gestes répétitifs.

  • Risques psychosociaux (RPS) : stress, harcèlement, charge de travail excessive.

• Conditions de travail : description de l'ambiance de travail, de l'aménagement des locaux, de l'ergonomie des postes de travail.

• Mesures de prévention existantes : liste des équipements de protection collective et individuelle (EPC/EPI), des formations à la sécurité, des procédures d'urgence, et la présence d'un service de secours (sauveteur secouriste du travail - SST).

• Suivi de santé : informations sur le suivi médical, les résultats globaux des visites médicales, les cas d'inaptitude, les déclarations d'accident du travail et de maladies professionnelles.

• Acteurs de la prévention : présence et coordonnées du délégué du personnel, des membres du Comité Social et Économique (CSE) (ancien CHSCT), du référent sécurité.

• Préconisations du médecin du travail : suggestions d'amélioration et actions de prévention à mettre en place pour réduire les risques identifiés.

Ce document intègre et s'articule avec d'autres documents essentiels comme le Document Unique d’Évaluation des Risques Professionnels .

Qui sont les acteurs de son élaboration et de son suivi ?

L'élaboration de la fiche d'entreprise est un travail de coordination qui implique plusieurs acteurs clés, chacun apportant son expertise. La responsabilité principale de sa rédaction incombe au service de prévention et de santé au travail (SPST).

• Le médecin du travail : il est le pilote central de la démarche. Grâce à sa connaissance du milieu de travail, acquise lors des visites en entreprise, il analyse les postes de travail, évalue l'exposition des salariés et synthétise les informations pour rédiger la fiche.

• L'équipe pluridisciplinaire : le médecin du travail ne travaille pas seul. Il s'appuie sur une équipe composée d'intervenants aux compétences variées : infirmier en santé au travail (IDEST), technicien hygiène et sécurité, ergonome, psychologue du travail... Chaque membre contribue par des études spécifiques et des observations de terrain.

• L'employeur : iIl est un partenaire indispensable. Sa responsabilité est de fournir toutes les données brutes nécessaires (effectifs, fiches de données de sécurité des produits, registre des accidents du travail, etc.) et de faciliter l'accès de l'équipe pluridisciplinaire à l'établissement.

• Le Comité Social et Économique (CSE) : le CSE, et notamment sa commission santé, sécurité et conditions de travail (CSSCT) dans les entreprises concernées, est consulté et reçoit une copie de la fiche d'entreprise. Il peut l'utiliser pour son bilan annuel et proposer des actions de prévention.

Le processus de création et de mise à jour en 4 étapes

La mise en place et l'actualisation de la fiche d'entreprise suivent un processus logique et itératif, garantissant la pertinence des informations.

1. Collecte d'informations : le médecin du travail et son équipe commencent par recueillir les données communiquées par l'employeur et analysent les documents existants (DUERP, registres, etc.). Cette étape permet d'avoir une première vision de la nature de l'activité et de l'organisation du travail.

2. Analyse sur le terrain : c'est l'étape de la visite des lieux de travail. L'équipe pluridisciplinaire observe les situations réelles, mesure l'ambiance (bruit, lumière), analyse l'ergonomie des postes, et échange avec les salariés pour comprendre leur activité.

3. Synthèse et rédaction : les informations collectées sont analysées pour identifier et hiérarchiser les risques professionnels. Le médecin du travail rédige ensuite la fiche, en y intégrant l'état de santé global de l'effectif concerné et les données du suivi médical.

4. Établissement des préconisations : Cette dernière étape consiste à formuler des recommandations concrètes et des préconisations de prévention pour améliorer la sécurité au travail. Ces actions sont ensuite discutées avec l'employeur et le CSE.

Ce cycle doit être répété à une fréquence régulière, au minimum une mise à jour annuelle, ou plus souvent en cas de changement majeur dans l'entreprise (nouveau procédé, réorganisation, déménagement...).

Découvrir nos articles sur la santé au travail

Utilisation et consultation : à quoi sert-elle concrètement ?

Une fois établie, la fiche d'entreprise est un document vivant, destiné à être utilisé. Elle est présentée et transmise à plusieurs acteurs :

• L'employeur : il l'utilise comme un guide pour orienter sa politique de prévention des risques et pour élaborer ou mettre à jour son DUERP.

• Le Comité Social et Économique (CSE) : il s'en sert pour son analyse des conditions de travail et pour suivre le bilan annuel des actions menées par l'employeur.

• L'inspection du travail : le médecin inspecteur du travail ou l'inspecteur du travail peut demander à la consulter lors d'un contrôle pour évaluer l'efficacité des mesures de prévention mises en place.

• Les organismes de Sécurité Sociale (CARSAT) : ils peuvent l'utiliser pour le calcul des taux de cotisation "accidents du travail / maladies professionnelles" ou pour des actions de conseil.

• Les salariés : tout salarié peut demander à en prendre connaissance, ce qui renforce la transparence sur la prévention dans l'entreprise.

Son utilité est donc multiple : elle est à la fois un outil de diagnostic, un support de dialogue social, une base pour l'action et un élément de preuve de la démarche de prévention de l'entreprise.

Fiche d'entreprise et DUERP : quelle différence ?

C’est une question fréquente : la fiche d'entreprise remplace-t-elle le Document Unique d’Évaluation des Risques Professionnels (DUERP) ? La réponse est non. Ce sont deux documents distincts mais hautement complémentaires.

• Le DUERP est une obligation de l'employeur. C'est un document interne à l'entreprise, rédigé sous sa responsabilité. Il retranscrit l'évaluation des risques pour chaque unité de travail et doit déboucher sur un plan d'actions de prévention.

• La fiche d'entreprise est établie par un acteur externe, le SPST (via le médecin du travail). Elle offre un regard extérieur et médical sur les risques et l'état de santé des travailleurs.

En pratique, ils se nourrissent mutuellement. La fiche d'entreprise, avec ses analyses et préconisations, est une source d'information précieuse pour que l'employeur puisse réaliser ou mettre à jour son DUERP de manière plus pertinente. Inversement, le DUERP est un des premiers éléments que le médecin du travail consultera pour élaborer la fiche d'établissement. Leur coordination est un gage d'efficacité pour la prévention des risques.

Optimisez votre gestion avec une solution digitale : le rôle de uEgar®

La gestion manuelle de la fiche d'entreprise peut s'avérer complexe et chronophage. La collecte des données, leur centralisation, leur mise à jour et leur partage représentent un défi, dans un contexte de forte collaboration entre l'entreprise et son SPST. C'est ici qu'une solution logicielle santé au travail comme celle proposée par Val Solutions prend tout son sens.

VAL SOLUTIONS a développé uEgar®, une plateforme numérique innovante qui simplifie radicalement la gestion de la fiche d'entreprise et, plus largement, de la prévention des risques professionnels.

Une collaboration SPST-Entreprise réinventée

uEgar® n'est pas juste un logiciel, c'est une solution collaborative qui permet aux professionnels de santé au travail et à l’employeur de centraliser et de partager des informations.

• L'espace métier : réservé au SPST, il permet à l'équipe pluridisciplinaire de piloter ses missions, créer des unités de travail, d'analyser les facteurs de risque, de rédiger la fiche d'entreprise et d'émettre des conseils personnalisés.

• L'espace entreprise : accessible à l'employeur, il lui permet de renseigner ses propres informations, de récupérer les unités de travail initiées par le service de prévention, de réaliser sa propre évaluation des risques via des questionnaires guidés et d'éditer son DUERP.

Cette architecture permet un partage fluide et sécurisé des informations. Les données sur les facteurs de risque et les unités de travail alimentent à la fois la fiche d'entreprise (côté SPST) et le DUERP (côté entreprise), garantissant une cohérence et une efficacité maximales.

Les avantages concrets de uEgar® pour chaque acteur

La plateforme a été pensée pour simplifier le quotidien de tous les professionnels de la santé au travail :

Pour le médecin du travail

Il bénéficie d'un Dossier Salarié unique qui regroupe toutes les informations médicales, le vécu au travail et les données de prévention et de maintien en emploi. L'interface simplifiée, l'historisation des données et les outils de téléconsultation intégrés lui offrent une plus grande autonomie et optimisent son temps.

Pour l'ingénieur et le technicien prévention

uEgar® dispose d’une "fiche d'entreprise nouvelle génération". La saisie est simplifiée, libérant du temps pour l'expertise et le conseil. Le lien direct avec le DUERP et son plan d'actions permet un pilotage fin des actions de prévention et un échange instantané avec l'encadrement et le salarié.

Pour l'infirmier(e) en santé au travail

L'accès au Dossier Salarié unique et la tenue des registres de l'activité "infirmerie" sont centralisés. La traçabilité des informations partagées et les outils de mobilité comme la téléconsultation facilitent le suivi médical quotidien.

Pour la direction et la gouvernance du service

Des tableaux de bord détaillés permettent un pilotage optimal de l';activité. La génération de rapports d'activité structurés et l'automatisation des tâches administratives (convocations, envoi de documents) représentent un gain de temps considérable.

En centralisant les données, en assurant une traçabilité parfaite et en facilitant la collaboration, uEgar® transforme la fiche d'entreprise d'une contrainte réglementaire en un véritable levier de performance pour la prévention et la protection de la santé des travailleurs.

Demander une démonstration de uEgar®

Foire aux questions (FAQ)

1. Qu’est-ce qu’une fiche d’entreprise en santé au travail ?

La fiche d’entreprise est un document réglementaire établi par le service de prévention et de santé au travail (SPST). Elle rassemble des informations cruciales sur les risques professionnels dans une entreprise, les effectifs exposés, les mesures de prévention en place, ainsi que les conditions de travail générales.

2. Pourquoi la fiche d’entreprise est-elle obligatoire ?

Son caractère obligatoire est défini par l'article R.4624-46 du Code du travail. Elle est essentielle car elle permet d'assurer un suivi global et collectif des risques professionnels, d'identifier les expositions et d'orienter stratégiquement les actions de prévention au sein de l'établissement.

3. Qui est responsable de la création de la fiche d’entreprise ?

C’est le médecin du travail ou l’équipe pluridisciplinaire du SPST qui élabore la fiche d’entreprise. Cependant, l’employeur a l’obligation de collaborer activement en fournissant toutes les informations utiles et nécessaires à son élaboration.

4. À quelle fréquence la fiche d’entreprise doit-elle être mise à jour ?

La fiche doit être réactualisée régulièrement. Une mise à jour annuelle est fortement recommandée et constitue la norme. Elle doit impérativement être revue en cas de changement significatif dans l'entreprise (nouveaux équipements, modification de l'organisation du travail, apparition de nouveaux risques).

5. Quelles informations figurent dans une fiche d’entreprise ?

Elle contient des données sur : les effectifs par poste ou unité de travail, les risques professionnels identifiés (chimiques, physiques, psychosociaux...), les produits dangereux utilisés, les équipements de protection, les mesures de prévention existantes, et un bilan des accidents du travail ou maladies professionnelles.

6. La fiche d’entreprise remplace-t-elle le DUERP ?

Non. Le DUERP (Document Unique d’Évaluation des Risques Professionnels) est un document interne rédigé par l’employeur, tandis que la fiche d’entreprise est établie par le SPST. Ils sont distincts mais complémentaires : la fiche aide à construire le DUERP, et le DUERP alimente la fiche.

7. Qui peut consulter la fiche d’entreprise ?

Elle est communiquée à l’employeur et au CSE (Comité Social et Économique). Elle peut aussi être mise à disposition de l’inspection du travail, du médecin inspecteur du travail ou de la CARSAT. Les salariés peuvent également en prendre connaissance sur simple demande.

8. Quel est le rôle du SPST dans la gestion de la fiche d’entreprise ?

Le SPST est au cœur du processus. Il réalise des visites en entreprise, analyse les risques professionnels, recueille des données auprès de l’employeur, puis rédige ou met à jour la fiche. Il joue un rôle fondamental de conseil en matière de prévention.

9. La fiche d’entreprise est-elle vraiment utile pour la prévention des risques ?

Oui, absolument. C'est un outil stratégique qui offre une vision globale et objective des risques par poste ou service. Elle permet de prioriser les actions de prévention, de suivre l'évolution des expositions dans le temps et d'objectiver la démarche de santé et sécurité au travail.

10. Existe-t-il un format type ou une trame pour la fiche d’entreprise ?

Il n’existe pas de modèle unique imposé par la loi, mais un arrêté du ministre en définit les grandes lignes. Des trames sont souvent proposées par les SPST ou les logiciels spécialisés. Val Solutions, via sa plateforme uEgar®, intègre ces outils “Fiche Entreprise et DUERP” afin de structurer, suivre et dynamiser votre démarche de prévention.

La Fiche d’Entreprise uEgar® est connectée directement au Document Unique d’Evaluation des Risques Professionnels de l’employeur en réponse aux exigences de la certification SPEC 2217. 

Passez à la vitesse supérieure dans votre démarche de prévention

La fiche d'entreprise est la pierre angulaire d'une culture de prévention réussie. En choisissant les bons outils, vous transformez une obligation légale en un puissant levier de performance sociale. Véritable référence en matière de santé au travail, le site www.val-solutions.fr met à votre disposition de l’information et des solutions complètes pour vous accompagner dans tous les aspects de la santé au travail, du suivi médical à la prévention des risques professionnels.

Contactez nos experts