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Drapeau France tableau durée de conservation des données personnelles 07-07-2025

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Le RGPD impose de limiter la durée de conservation des données personnelles. Mais comment fixer ce délai ? Lexagone vous explique les règles et bonnes pratiques à suivre pour rester conforme, illustrées par un exemple concret de tableau de durée de conservation des données personnelles.

S’appuyer sur un cabinet conseil RGPD permet de sécuriser ses décisions, d’anticiper les risques juridiques et de démontrer la conformité en cas d’audit de la CNIL. 

PARLER À UN EXPERT

Ce qu’il faut retenir

  • Le RGPD impose la limitation de la conservation des données.
  • Il ne fixe par contre pas la durée de la conservation.
  • C’est au responsable de traitement de prendre la décision.
  • Il se base pour cela sur la finalité de la donnée, les obligations légales et réglementaires ou encore les textes de référence du secteur.

Le principe de conservation limitée des données

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Une durée de conservation limitée contribue à une meilleure protection des données personnelles

Le RGPD et la Loi informatique et liberté imposent la limitation de la conservation des données afin de garantir les droits et les libertés des personnes. C’est néanmoins aux entreprises de fixer la durée de conservation, en regard des obligations légales. 

La collecte et l’utilisation des données personnelles doivent respecter le Règlement général sur la protection des données (RGPD) et la Loi informatique et liberté (LIL). Ils s’appuient sur le principe de limitation de la durée de conservation des données, selon lequel il n'est pas possible pour un organisme, public ou privé, de conserver des données personnelles de façon illimitée (sauf dans certains cas spécifiques).

L’article 5 du RGPD prévoit notamment que :

« Les données à caractère personnel doivent être [...] conservées sous une forme permettant l'identification des personnes concernées pendant une durée n'excédant pas celle nécessaire au regard des finalités pour lesquelles elles sont traitées ; les données à caractère personnel peuvent être conservées pour des durées plus longues dans la mesure où elles seront traitées exclusivement à des fins archivistiques dans l'intérêt public, à des fins de recherche scientifique ou historique ou à des fins statistiques »

Aucune durée exacte n’est ainsi fixée, mais certains textes de référence permettent d’y voir plus clair. Prenons quelques exemples.

Exemple de de tableau durée de conservation des données personnelles

Finalité du traitement

Durée de conservation

Référence

Données clients (historique d’achat, prospection)

3 ans (à partir de la fin de la relation commerciale) 

CNIL (Référentiel relatif aux traitements de données à caractère personnel mis en œuvre aux fins de gestion des activités commerciales)

Données de facturation

10 ans

Code du commerce

Informations collectées par cookies

25 mois maximum

CNIL (2020-092)

Données bancaire (paiement unique)

Délai utile au paiement effectif, à la réception du bien/service, éventuellement augmenté du délai de rétractation 

CNIL (2018-303)

Données bancaires (paiements échelonnés)

Jusqu’à la dernière échéance du paiement

CNIL (2018-303)

Données des salariés (bulletin de paie, registre du personnel)

5 ans

Code du travail

Données contractuelles (contrats, factures)

10 ans

CNIL (2021-057)

Données d’un candidat non retenu

2 ans maximum

CNIL (guide Recrutement 30.01.2023)

Comptabilisation des horaires de travail

1 an

Code du travail

Pièces justificatives pour la tenue des comptes bancaires

10 ans

Code du commerce

Pour définir son propre tableau de conservation des données personnelles, le responsable du traitement peut décider de suivre les sources de référence ou s’en détacher s’il peut justifier ses décisions.

Il doit néanmoins tenir compte du principe de conservation limitée pour organiser la gestion du cycle de vie des données et a intérêt à se faire accompagner par un DPO externe.

Le cycle de vie de la donnée

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Une gestion administrative précise est essentielle pour se conformer au RGPD

Le cycle de vie d’une donnée suit trois étapes définies par la CNIL : conservation en base active (usage courant), archivage intermédiaire (obligations légales) et archivage définitif (intérêt public). Chaque phase justifie une durée de conservation spécifique. 

Une donnée personnelle obéit à un cycle de vie. Dans son guide pratique sur les durées de conservation, la CNIL définit trois phases, chacune correspondant à une utilité différente de la donnée et pouvant justifier une durée de conservation différente. document

  1. Conservation en base active (systématique) : le temps de l’utilisation courante, c’est-à-dire la durée utile pour atteindre l'objectif fixé (par exemple, le temps de pourvoir un poste dans le cadre d'un recrutement). Elles sont consultables par les services habilités.
  2. Archivage intermédiaire (non systématique) : les données ne sont plus utiles à l’utilisation courante, mais conservent un intérêt, par exemple pour répondre à une obligation légale. Seules certaines personnes habilitées peuvent consulter les données.
  3. Archivage définitif (non systématique) : seulement pour les informations présentant un intérêt public. Elles sont conservées selon des conditions strictes.

Définir la durée de conservation des données personnelles

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Décider d'une durée de conservation est un exercice délicat

La durée de conservation des données n’est pas fixée par le RGPD : elle doit être définie au cas par cas par le responsable de traitement, selon les obligations légales, les recommandations de la CNIL et les textes de référence du secteur. 

C’est au responsable de traitement que revient la décision finale concernant la période de conservation des données personnelles. Cela implique de documenter ses choix (registre des traitements, AIPD, politiques internes d’archivage et de suppression) et d’être en mesure de les justifier en cas de contrôle.

Pour les entreprises, il s’agit d’un enjeu stratégique, une conservation trop longue l’exposant à des sanctions et à une perte de confiance des usagers, tandis qu’une durée trop courte peut fragiliser l’activité de l’organisme.

Les éléments à prendre en compte

  • Les dispositions légales ou réglementaires (code de la santé publique ou code du travail, etc.) : ils peuvent imposer une durée minimale ou maximale de conservation de certaines données.
  • Les délibérations de la CNIL.
  • Les textes de référence du secteur (code de conduite, par exemple).

Questions fréquentes

Comment assurer la conformité RGPD si les données sont traitées par un sous-traitant ?

Le responsable du traitement doit indiquer au sous-traitant les durées de conservation à appliquer. Cette obligation est encadrée par l’article 28 du RGPD, qui impose un contrat définissant les instructions, les mesures de sécurité et les responsabilités de chaque partie.  

Comment documenter sa conformité au RGPD en regard de la conservation des données personnelles ?

Il est recommandé de collecter et centraliser :  

  • Les documents détaillant le travail interne (registre de traitement notamment, mais aussi instructions soumises au(x) sous-traitant(s)).
  • Les références aux textes réglementaires (normes, lois applicables, guides de la CNIL).
  • Les procédures internes d'archivage et suppression des données.

Comment communiquer les durées de conservation des données aux utilisateurs ?

Le respect du RGPD implique d'indiquer aux utilisateurs de façon claire, concise et accessible la durée de conservation de leurs données ou, lorsqu'une durée fixe n'est pas possible, les critères permettant de le calculer

Que se passe-t-il lorsque la durée de conservation des données personnelles est atteinte ?

À la fin de la phase de conservation en base active, les données sont triées pour n’archiver que celles qui sont nécessaires. Les données restantes doivent être détruites de manière sécurisée. Elles peuvent également être anonymisées. Elles ne sont alors plus considérées comme des données personnelles et le RGPD ne s'applique plus.

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